Di era digital ini, sistem telepon secara internal atau yang biasa disebut dengan sistem telepon PABX (Private Automatic Branch eXchange) di beberapa perusahaan tidak menjadi suatu hal yang asing lagi. Sistem telepon tersebut akan membuat penelepon melakukan panggilan telepon secara langsung menuju internal perusahaan dengan menekan nomor ekstensi.
Tidak sedikit perusahaan besar maupun kecil yang telah memilih menggunakan sistem telepon tersebut guna meningkatkan produktivitas karyawan. Namun masih ada pula beberapa perusahaan kecil yang tidak menggunakan sistem telepon internal, padahal sistem telepon internal justru dapat meningkatkan efektivitas kerja.
Pilih Sistem Telepon Internal Di Kantor
Bagi Anda pemilik perusahaan yang masih belum menggunakan sistem telepon internal, sangat disarankan untuk mulai menggunakannya karena jika tidak akan memberi pengaruh untuk kinerja di perusahaan, beberapa di antaranya :
1. Membutuhkan waktu yang lama untuk memberi informasi
Dalam suatu perusahaan tentu memiliki berbagai divisi dengan tugas dan tempat yang berbeda – beda. Komunikasi menjadi salah satu hal terpenting dalam sebuah perusahaan dengan berbagai divisi. Maka dari itu sistem telepon internal atau PABX sangat membantu bagi para karyawan yang akan berkomunikasi.
Apabila tidak menggunakan telepon PABX kemungkinan besar Anda akan mendapat informasi dari divisi lain dalam waktu yang lama atau Anda harus berjalan jauh jika tempat divisi berjauhan.
2. Aktivitas telepon lebih boros dan tidak terpantau
Sistem telepon yang digunakan dalam PABX tidak dikenakan biaya seperti telepon biasa yang harus mengeluarkan biaya. Di samping itu apabila tidak menggunakan sistem telepon internal, kantor tidak dapat memantau kegiatan telepon yang dilakukan sehingga karyawan bisa saja menyalahgunakannya untuk kepentingan pribadi di luar kepentingan kantor.
3. Sulit berkomunikasi secara efektif
Pada umumnya, komunikasi di kantor dilakukan dengan mudah menggunakan telepon maupun video call atau conference call. Namun hal – hal tersebut dirasa masih kurang efektif, terlebih jika jaringan yang sulit akan menghambat kegiatan. Maka dari itu sistem telepon dengan PABX sangat dianjurkan untuk digunakan di perusahaan.
Dari beberapa kekurangan yang telah disebutkan, membuktikan bahwa adanya telepon PABX sangat memudahkan perusahaan dalam berkomunikasi dan tidak sedikit keuntungan yang didapatkan di antaranya :
4. Meningkatkan fleksibilitas komunikasi
Dengan telepon PABX komunikasi dapat dilakukan dengan fleksibel kepada seluruh karyawan maupun rekan bisnis lain. Apabila komunikasi dilakukan dengan fleksibel tentu pekerjaan dapat dilakukan semakin efisien dan efektif.
5. Lebih hemat biaya
Telepon PABX menggunakan sistem yang mampu menghubungkan beberapa ekstensi di dalam satu nomor telepon yang sama sehingga membuat karyawan yang menggunakan dapat berkomunikasi dengan divisi lain tanpa perlu biaya pulsa tambahan.
6. Tidak menggunakan operator telepon
Keuntungan lain yang didapat dengan menggunakan telepon PABX adalah tidak adanya operator telepon karena sistem yang digunakan telah mencakup seluruh jaringan telepon yang ada di dalam satu kantor sehingga tidak memerlukan biaya tambahan untuk operator telepon yang harus mengangkat telepon di kantor.
7. Membantu melacak telepon keluar masuk
Dengan menggunakan sistem telepon internal ini, aktivitas telepon masuk dan keluar dapat dipantau. Di samping itu, terdapat pengaturan untuk memilih siapa saja yang diperbolehkan untuk mengangkat panggilan telepon di nomor tertentu.
Itulah beberapa keuntungan dan kerugian yang akan Anda dapatkan apabila menggunakan sistem telepon PABX. Pastikan Anda memilih sistem telepon internal yang sudah terbukti nyata beberapa keuntungannya.