Inventory management software atau Sistem Manajemen Pergudangan adalah suatu sistem yang dirancang untuk mendukung manajemen pergudangan suatu perusahaan. Sistem ini juga dirancang guna menunjang proses rantai pasokan (supply chain). Sistem manajemen pergudangan ini mulai banyak diterapkan agar dapat membantu sebuah perusahaan dalam mengelola pergudangan.
Dalam sistem ini terdapat beberapa proses yang dapat menunjang pengelolaan barang di dalam gudang. Proses-proses seperti Receiving and Putaway, Dispatching, Stock Take, dan Reporting adalah fasilitas ideal yang disediakan oleh Inventory management software. Berikut adalah proses-proses standar yang terdapat dalam sistem manajemen pergudangan:
Receiving and Putaway
Receiving and Putaway merupakan salah satu proses yang terdapat dalam Inventory management software yang dimulai ketika barang datang ke gudang. Barang yang baru datang harus terlebih dulu dimasukkan ke dalam sistem manajemen pergudangan. Hal ini untuk memudahkan karyawan dalam mengupdate database barang di dalam gudang penyimpanan.
Proses input barang yang baru datang tersebut menggunakan input data PO (Purchase Order) yang dapat dilakukan baik secara otomatis maupun manual oleh departemen pembelian. Prinsip utama dari proses ini adalah adanya kesesuaian data antara barang yang datang dengan kebutuhan di dalam gudang.
Setelah proses receiving (penerimaan) barang, selanjutnya brang-barang tersebut diletakkan pada tempat/lokasi tertentu di dalam gudang. Proses ini dikenal dengan istilah (putaway). Proses ini dianggap penting dalam pengelolaan gudang karena dapat memberi informasi yang akurat mengenai dimana barang yang diterima tersebut akan diletakkan. Proses ini mendukung sistem FIFO/FEFO (First in First Out/ First Expired First Out).
Dispacthing
Proses dispacting bertujuan untuk menunjang operasional pengeluaran barang dari dalam gudang (picking and delivery) terhadap barang-barang yang akan dikirimkan kepada para konsumen. Proses ini akan membantu operator gudang dalam mencari lokasi barang-barang yang akan dikeluarkan.
Para karyawan yang bekerja di dalam gudang hanya perlu melihat informasi yang telah tersedia di dalam device handheld sehingga mereka akan lebih mudah dalam mencari dimana letak barang-barang tersebut di dalam gudang. Selanjutnya mereka mulai melakukan proses picking dan scanning barcode pada sticker yang terdapat pada pallet.
Setelah mereka melakukan proses picking, barang-barang tersebut akan dikirimkan kepada para konsumen. Mereka harus dipandu dengan informasi barang-barang yang akan dikirimkan atau diberangkatkan ke tujuan tertentu.
Karena itu, adanya sistem manajemen pergudangan ini para karyawan akan mendapatkan informasi order/pesanan dari para customer melalui sricker barcode yang ditempelkan pada tempat karton yang akan dikirimkan. Sticker barcode tersebut akan menunjukkan secara pasti jumlah barang yang diambil dari dalam gudang.
Stock Take
Stock Take adalah proses dalam inventory management software yang bertujuan untuk menyesuaikan stok fisik dan stok komputer. Hadirnya sistem manajemen pergudangan akan membantu pengerjaan proses stock take ini. Tanpa bantuan sistem pengelolaan gudang yang tepat, proses stock take ini akan terasa sangat melelahkan. Stock take sendiri merupakan sebuah aktifitas yang sangat menguras tenaga,waktu dan juga membutuhkan jumlah pekerja gudang yang banyak.
Hal ini karena mereka harus menghitung satu per satu barang-barang di dalam gudang untuk memastikan kecocokan antara barang fisik dengan data dalam komputer. Dengan demikian, perusahaan akan mendapatkan stock update yang sesuai antara data computer dan barang fisik.
Setelah para pekerja melakukan perhitungan barang untuk memastikan kesesuaian antara barang fisik barang dan data komputer, selanjutnya report stock take akan dicetak. Laporan tersebut harus dapat memastikan tidak ada selisih antara fisik barang dan data stok di dalam komputer.
Ketika terjadi selisih antara fsik dan komputer, sistem manajemen pergudangan akan membantu operator gudang untuk menghitung ulang barang-barang tersebut. Sistem pergudangan ini akan memberikan referensi lokasi barang yang terjadi selisih. Dengan demikin, mereka tidak perlu lagi berkeliling gudang untuk menghitung seluruh barang.
Reporting
Proses reporting juga dianggap penting dalam manajemen pengelolaan gudang. Laporan yang terdapat pada sistem manajemen gudang ini harus dapat menjelaskan banyak hal yang berkaitan dengan stok barang yang tersedia di dalam gudang secara valid. Laporan tersebut sewaktu-waktu bisa digunakan oleh perusahaan untuk membuat keputusan atau kebijakan.
Itulah beberapa proses penting yang terdapat dalam Inventory management software. Proses-proses tersebut dapat membuat pengelolaan stok barang di dalam gudang semakin mudah untuk dilakukan.